Com o crescente foco em flexibilidade e autonomia das equipes, muitas empresas dão ênfase em projetos como forma de desenvolvimento. Em vez de apenas executar o que são orientados a fazer, os colaboradores trabalham ativamente para cumprir melhor suas rotinas. Nesse contexto, também surge o PMO, como facilitador desse trabalho.

Abreviação de Project Management Office, essa é uma área da empresa responsável por gerenciar projetos que promovam alguma mudança estrutural no negócio, como a instalação de um novo software, por exemplo. O nível de controle sobre sua execução pode variar, mas seu objetivo ainda é melhorar o resultado final.

Se você quer entender como e por que adotar esse setor na sua empresa, continue a leitura deste post e descubra tudo que precisa saber.

Passos da implementação de um PMO
A seguir, confira um passo a passo simplificado para iniciar o trabalho de Project Management Office.

Faça um planejamento
Antes de começar, defina qual será o tamanho e o nível de influência do setor, quantos colaboradores serão necessários, quais serão suas rotinas e responsabilidades etc. Você pode fazer adaptações no meio do caminho, mas esse plano deve ser seu guia principal.

Escolha um padrinho para o projeto
Os profissionais desse setor não têm poder para tomar as decisões empresariais em si. Para isso, eles precisam do apoio de alguém que tenha essa autoridade. Esse é o chamado padrinho do projeto, que geralmente é alguém com experiência e competência técnica na área.

Invista na infraestrutura
Uma sala, computadores, linhas de telefone, cadastros, um sistema de gestão, entre outras coisas, podem ser úteis e necessárias para o PMO. Antes de começar, tenha certeza que sua estrutura é adequada à função.

Coloque o PMO em prática
Para avaliar sua qualidade, é necessário realizar um projeto. Não precisa ser algo em grande escala. Inclusive, pode ser feito um projeto-piloto.

Colete feedbacks regularmente
Ao fim de cada ação, busque informações, avalie seu índice de sucesso e use esses dados para promover mudanças em seus métodos. Com o tempo, o setor vai se refinar e elevar o próprio desempenho.

Vantagens de implementar um PMO
Adotar o Project Management Office não é uma questão de burocracia. Ele apresenta funções que elevam consideravelmente os resultados da empresa. Confira, a seguir, alguns exemplos.

Dar suporte às equipes de projetos
Como já mencionamos, esses profissionais são especializados na melhor gestão de projetos, garantindo o resultado de outras equipes em uma área na qual não são especialistas.

Minimizar erros e retrabalhos
Erros de execução e repetição de tarefas são pontos comuns de perda em algumas empresas. Ter um time dedicado a identificar e solucionar essas falhas, tanto no projeto em si quanto no dia a dia, otimiza bastante os resultados.

Padronizar processos
Ter procedimentos padronizados não significa perda de flexibilidade. Na verdade, quando todos seguem rotinas similares e formalizadas, é mais fácil gerenciar o trabalho e promover mudanças positivas.

Agora que você entende o que é o PMO, pode começar um em sua empresa e elevar seu desempenho. Se quiser mais ajuda para otimizar seu trabalho, veja nosso e-book sobre planejamento contábil e prepare-se para crescer ainda mais.